XRechnung und ZUGFeRD ins ERP integrieren
GSWE integriert die Verarbeitung und Erzeugung strukturierter Rechnungsdaten in bestehende Anwendungen. Wir klären Formate, Datenzuordnung und technische Validierung und verbinden den Ablauf mit Ihren ERP- und Freigabeprozessen.
Beschreibung
Der Adapter verbindet strukturierte Rechnungsdokumente mit Ihren vorhandenen Freigabe- und ERP-Prozessen. Formale Prüfung, Stammdatenzuordnung und fachliche Bearbeitung erhalten getrennte, nachvollziehbare Zustände. Beschreiben Sie GSWE, ob eingehende oder ausgehende Rechnungen verarbeitet werden sollen, welche Formate beteiligt sind und wie der ERP-Prozess heute aussieht.
Der konkrete Arbeitsumfang umfasst je nach vereinbarter Abgrenzung: Rechnungsformat-Anbindung, technische Validierung und ERP-Übergabe.
Vorgehen
XRechnung basiert auf strukturierten XML-Daten; ZUGFeRD verbindet in seiner hybriden Ausprägung ein PDF-Dokument mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten. Formatversion und Profil müssen explizit vereinbart werden. Die technische Validierung ist von der fachlichen Rechnungsprüfung zu unterscheiden: Ein formal gültiges Dokument kann trotzdem eine unzutreffende Bestellung oder andere fachliche Abweichungen enthalten. Details und aktuelle Artefakte sind bei XStandards Einkauf und FeRD dokumentiert. Gemeinsam legen wir dazu einen ersten Lieferumfang und überprüfbare Abnahmekriterien fest.
Ergebnis
Strukturierte Rechnungsdaten gelangen mit einem nachvollziehbaren Prüfstatus in den bestehenden Prozess. Formfehler, fehlende Stammdaten und fachliche Rückfragen werden unterscheidbar. Buchhaltung und IT können Fehler an der richtigen Stelle bearbeiten, während Original und Verarbeitungsschritte miteinander verknüpft bleiben. Zur Übergabe gehören die implementierte Anbindung, vereinbarte Tests und die Dokumentation der Betriebsaufgaben.
Technische Details
GSWE implementiert den Importadapter für die vereinbarten Rechnungsprofile und ERP-Zielobjekte. Technische Validierungsfehler werden getrennt von fehlenden Lieferantenreferenzen oder fachlich gesperrten Buchungen gemeldet. Eine wiederholte Zustellung verwendet dieselbe fachliche Identität; Tests prüfen, dass nach einem Abbruch keine zweite Buchung entsteht.