Agentur für Unternehmenssoftware

Unternehmenssoftware ist ein wichtiges Gut, das Ihnen hilft, den Betrieb Ihres Unternehmens aufrechtzuerhalten, zu kontrollieren und zu verbessern. Von Personallösungen bis hin zu Fakturierungs- und Gehaltsabrechnungsaufgaben können verschiedene Softwareanwendungen viele Aspekte Ihres Geschäftsbetriebs automatisieren und rationalisieren. Wählen Sie sie sorgfältig aus, und Sie können Ihr Geschäft effizienter, effektiver und produktiver führen.

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Informationen zu Unternehmenssoftware

In diesem Leitfaden werden die verschiedenen Arten von Unternehmenssoftware beschrieben, mit denen Sie wichtige Aufgaben in Ihrem Unternehmen automatisieren können. Es werden die Vorteile neuer Software und Überlegungen zur Softwarelizenzierung für Unternehmen beschrieben.

Es wird Ihnen auch helfen, einige wichtige Punkte bei der Auswahl von Software für Ihr Unternehmen und Fragen zur Softwareinstallation und -wartung zu berücksichtigen. Schließlich wird erklärt, was Sie tun sollten, um Ihre Software auf dem neuesten Stand zu halten.

Vorteile neuer Unternehmenssoftware

Unternehmen ändern sich im Laufe der Zeit und damit auch ihre Softwareanforderungen. Wenn Ihre aktuelle Software veraltet ist oder Ihr Unternehmen behindert, kann ein Upgrade Ihnen helfen, die Produktivität zu steigern und den Wert Ihrer Anfangsinvestition zu steigern.

Vorteile neuer Software für Unternehmen

Die Wahl der richtigen Unternehmenssoftware kann Ihnen helfen:

  • Kosten senken durch Automatisierung von Routineaufgaben
  • die Effizienz der Mitarbeiter verbessern
  • Produktivität im Büro steigern oder messen
  • Optimierung von Geschäftsabläufen und Konten
  • Papierprozesse ersetzen
  • effektiver mit Kunden, Lieferanten oder Partnern kommunizieren

Anzeichen dafür, dass Ihr Unternehmen möglicherweise neue Software benötigt

Es ist nicht immer einfach festzustellen, ob Ihre aktuelle Unternehmenssoftware ersetzt werden muss. Sie können von einer Änderung profitieren, wenn beispielsweise Ihre bestehende Software:

  • läuft häufig langsam
  • ist anfällig für Fehler
  • scheitert oft
  • ist der Nutzerzahl nicht gewachsen
  • kämpft mit dem Transaktionsvolumen
  • ist nicht in andere Systeme integriert, die Sie verwenden
  • kann nicht die erforderliche Berichtsebene bereitstellen
  • entspricht nicht den neuesten behördlichen Anforderungen
  • entspricht nicht Ihren sich ändernden Geschäftsanforderungen

Ein Upgrade oder der Wechsel zu neuer Software kann für viele Unternehmen ein großer Schritt sein. Bevor Sie sich zu einer Änderung verpflichten, stellen Sie sicher, dass Sie einen klaren Business Case dafür haben und dass die Vorteile die Risiken überwiegen.

Schreiben Sie die Ziele und den potenziellen Nutzen der neuen Software auf. Auf diese Weise können Sie die Liste priorisieren, um die beste Rendite zu erzielen. Es kann hilfreich sein, mit Ihren Mitarbeitern, Lieferanten und Kunden zu sprechen, um Ideen zur Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse mithilfe von IT zu sammeln.

Wählen Sie Software, die auf Ihrer aktuellen Hardware läuft, solange dies die potenziellen Vorteile nicht schmälert. Sie sollten alle Kosten für Hardware-Upgrades in Ihre Budgets einbeziehen – siehe Computerhardware für Unternehmen.

Alternativ können Sie Ihre Softwareanforderungen auslagern - z.B. durch Cloud Computing -, um sowohl Ihre Software- als auch Ihre Hardwarekosten zu senken.

Bedeutung von Unternehmenssoftware für das Wachstum

Idealerweise sollten Sie eine langfristige Strategie entwickeln, die Ihren zukünftigen IT-Bedarf abdeckt. Dabei sollten potenzielle Veränderungen bei Kunden, Personalbestand und/oder Ihren Produkten und Dienstleistungen berücksichtigt werden. Erfahren Sie, wie Sie eine Technologiebedarfsanalyse durchführen.

Sie sollten auch überlegen, ob einige der aufkommenden Technologien, wie künstliche Intelligenz oder Industrie 4.0-Technologien, Ihrem Unternehmen helfen oder es verbessern könnten.

Arten von Unternehmenssoftware

Es gibt viele verschiedene Arten von Unternehmenssoftware. Die Entscheidung, welches für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, ist nicht immer einfach und hängt oft von folgenden Faktoren ab:

  • die Größe Ihres Unternehmens
  • die besonderen Bedürfnisse Ihres Unternehmens
  • die Aufgaben, die automatisiert werden müssen
  • Gängige Arten von Unternehmenssoftware

Übliche Arten von Software, die in Unternehmen verwendet werden, sind:

  • Textverarbeitungsprogramme
  • Kontensoftware
  • Abrechnungssoftware
  • Gehaltsabrechnungssoftware
  • Datenbanksoftware
  • Asset-Management-Software
  • Desktop-Publishing-Programme

Diese kommen in der Regel als maßgeschneiderte Produkte oder Standardsoftware.

Vor- und Nachteile von Individualsoftware

Es ist möglich, maßgeschneiderte Software speziell für Ihr Unternehmen zu erstellen. Du kannst entweder:

  • Schreiben Sie die Software selbst. Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, ist es unwahrscheinlich, dass Sie die Software selbst schreiben, da Sie über erhebliches Fachwissen und viel Zeit verfügen müssen. Lassen Sie die Software von einem externen Anbieter schreiben.
  • Mit fachmännischer Hilfe sollten Sie genau die Funktionalität erhalten, die Sie benötigen. Der Preis ist jedoch wahrscheinlich hoch, und Sie werden für zukünftige Unterstützung an diesen Lieferanten gebunden sein.

Die Produktion einer maßgeschneiderten Software kann lange dauern und Ihre Mitarbeiter sollten in der Lage sein, sich in den Entwicklungsprozess einzubringen. Für die meisten kleinen Unternehmen ist maßgeschneiderte Software möglicherweise nicht die beste Wahl.

Vor- und Nachteile von Standardsoftware

Paketierte Software ist standardisiert und im Vergleich zu kundenspezifischer Software im Allgemeinen preisgünstig. Die Funktionalität ist möglicherweise nicht genau das, was Sie brauchen, aber es kann sinnvoll sein, Ihre Geschäftspraktiken an die Software anzupassen, anstatt Software speziell schreiben zu lassen.

Das hohe Verkaufsvolumen solcher Software bedeutet in der Regel, dass Sie Support und Schulungen von verschiedenen Quellen erhalten.

Standardsoftwarepakete sind in der Regel die beste Wahl für kleine Unternehmen. In einigen Fällen können Sie die Software an Ihre Anforderungen anpassen, wenn sie nicht alle benötigten Funktionen enthält.

Finden Sie weitere Tipps, die Ihnen bei der Auswahl der Software für Ihr Unternehmen helfen.

Denken Sie daran, dass Sie normalerweise eine Lizenz benötigen, um kommerzielle Software zu verwenden. Lesen Sie mehr über die verschiedenen Arten von Softwarelizenzen für Unternehmen.

Arten von Softwarelizenzen für Unternehmen

Alle Softwareanwendungen benötigen eine Softwarelizenz, um ausgeführt zu werden. Eine Lizenz beschreibt Bedingungen, unter denen Sie Software verwenden und verteilen können.

Gängige Arten von Softwarelizenzen

Proprietäre Software ist Software, die von einem Anbieter entwickelt und zur Nutzung im Rahmen einer Endbenutzer-Lizenzvereinbarung zur Verfügung gestellt wird, die Sie bei der Installation der Software wirksam akzeptieren.

Es gibt drei verschiedene Arten von proprietären Softwarelizenzen:

  1. Lizenzen pro Gerät gelten in der Regel für eine Installation der Software auf einem Server, Computer, Telefon oder einem anderen Gerät. Dies ist die häufigste Lizenzart für Software. Bei einigen Versionen dieser Art von Lizenz müssen Sie möglicherweise die Software aktivieren. Dadurch kann der Lieferant überprüfen, ob die Software auf nur einem PC installiert ist.
  2. Lizenzen pro Benutzer sind üblich, wenn mehr als eine Person die Software gleichzeitig nutzen kann. Die Lizenz gilt normalerweise für eine festgelegte maximale Anzahl von Benutzern.
  3. Site-Lizenzen sind viel weniger restriktiv. Sie erlauben in der Regel beliebig viele Benutzer an einem Standort.

Die Lizenzierung gilt auch für Open-Source-Software, aber die Nutzungsbedingungen sind im Allgemeinen nachsichtiger – siehe mehr über Open-Source-Lizenzen und rechtliche Fragen.

Softwarelizenzierung und das Gesetz

Die Lizenz legt fest, wie Sie die Software nutzen können. Es verbietet Ihnen normalerweise, bestimmte Dinge zu tun, wie zum Beispiel:

  • Kopien anfertigen und weitergeben
  • verkaufe deine Lizenz an jemand anderen

Die meiste proprietäre Software ist urheberrechtlich geschützt und kommt ohne den Quellcode, dh den ursprünglich vom Programmierer geschriebenen Code. Ohne diesen Code können weder Sie noch andere Softwareanbieter Änderungen am Softwarepaket vornehmen.

Wenn Sie proprietäre Software kaufen, erwerben Sie das Recht, diese auf eine bestimmte Weise zu verwenden. Das Softwareunternehmen behält sich das Eigentum an der Software vor.

Softwarepiraterie

Softwarelizenzen sind oft teuer. Es mag verlockend sein, nur eine Lizenz für ein Produkt zu kaufen und diese für mehrere Benutzer zu kopieren. Sie und Ihr Unternehmen könnten jedoch strafrechtlich verfolgt werden, wenn Sie dabei entdeckt werden.

Seien Sie vorsichtig beim Kauf von sehr billiger Software oder Betriebssystemen, da diese möglicherweise von Kriminellen raubkopiert wurden. Ziehen Sie in Erwägung, in Software zu investieren, die Anwendungen überwacht, die auf Ihrem System ausgeführt werden, und eine Bestandsaufnahme für Sie erstellt. Dies ist eine gute Investition, zum Teil für Ihr eigenes Ressourcenmanagement und zum anderen, weil es Ihnen hilft, den Vorwürfen entgegenzuwirken, nicht lizenzierte Software zu verwenden.

Vorteile von Open Source Software für Unternehmen

Open-Source-Software wird unter einer Lizenz zur Verfügung gestellt, die es Ihnen erlaubt, den Quellcode zu ändern, zu kopieren und an jeden weiterzugeben. Die Software wird mit veröffentlichtem Quellcode geliefert, den Sie nach Ihren Wünschen ändern können.

Vor- und Nachteile von Open-Source-Software

Zu den Vorteilen von Open-Source-Software gehören:

  • niedrigere Softwarelizenzkosten
  • keine Lieferantenbindung
  • Freiheit, mit der Software zu tun, was Sie wollen
  • offene Standards, die kollaborative Entwicklung unterstützen
  • Freiheit, Software so zu aktualisieren, wie es zu Ihrem Unternehmen passt

Die Hauptnachteile von Open-Source-Software sind:

Es kann schwierig sein, kommerziellen Support mit vereinbarten Reaktionszeiten zu erhalten.

Einige proprietäre Formate, wie das „.doc“-Format von Microsoft Word, werden so häufig verwendet, dass andere Formate für Unternehmen möglicherweise weniger akzeptabel sind.

Wenn die Open-Source-Software mit einem bestimmten proprietären Format kompatibel ist, sind sie möglicherweise auf Kernfunktionen beschränkt und nicht vollständig kompatibel. In vielen Fällen kann dies noch ausreichend sein.

Open-Source-Lizenzen

Lizenzen für Open-Source-Software variieren. Einige erfordern, dass Sie alle am Quellcode vorgenommenen Änderungen öffentlich zugänglich machen, während andere Ihnen erlauben, diese Änderungen privat zu halten.

Sie sollten die Lizenzbedingungen sorgfältig lesen, bevor Sie die Software verwenden oder ändern. Erfahren Sie mehr über Open-Source-Lizenzen und rechtliche Fragen.

Open-Source-Software ist in der Regel zum kostenlosen Download oder zu geringen Kosten von der Stange erhältlich. Erfahren Sie mehr über Open-Source-Business-Software.

Vor- und Nachteile von Software as a Service (SaaS)

Software as a Service, auch bekannt als SaaS oder On-Demand-Software, ist eine Möglichkeit, dem Endbenutzer Softwareanwendungen über das Internet bereitzustellen. SaaS kann den meisten Unternehmen große Vorteile bieten, vor allem in Bezug auf Kosten und Flexibilität. Die Nachteile von SaaS (wie fehlende Kontrolle) sind jedoch erheblich und sollten nicht vernachlässigt werden.

Was ist Software as a Service (SaaS)?

SaaS ist ein Softwarelizenzierungs- und Bereitstellungsmodell, bei dem Software:

  • auf Abonnementbasis lizenziert - in der Regel monatlich oder jährlich
  • zentral in der Cloud gehostet - erfahren Sie mehr über Cloud Computing
  • Zugriff über einen Browser über eine Internetverbindung

SaaS ist eine Alternative zu den herkömmlichen On-Premise-Softwareinstallationen. Es hat sich zu einer gängigen Methode zur Bereitstellung vieler Geschäftsanwendungen entwickelt, darunter:

  • Büro- und Kommunikationssoftware
  • Lohn- und Buchhaltungsprogramme
  • Kundenbeziehungsmanagement-Software
  • Personalmanagement-Software
  • Enterprise-Resource-Planning-Programme
  • Corporate Performance Management-Suiten
  • mobile Anwendungen

SaaS-Vorteile

SaaS bietet viele potenzielle Vorteile gegenüber den traditionellen Modellen der Installation von Unternehmenssoftware, darunter:

  • Geringere Vorlaufkosten – SaaS ist im Allgemeinen Abonnement-basiert und hat keine Vorab-Lizenzgebühren, was zu niedrigeren Anschaffungskosten führt. Der SaaS-Anbieter verwaltet die IT-Infrastruktur, auf der die Software ausgeführt wird, was die Gebühren für die Hardware- und Softwarewartung senkt.
  • Schnelle Einrichtung und Bereitstellung – Die SaaS-Anwendung ist bereits in der Cloud installiert und konfiguriert. Dies minimiert häufige Verzögerungen, die aus der oft langwierigen traditionellen Softwarebereitstellung resultieren.
  • Einfache Upgrades - Die SaaS-Anbieter kümmern sich um Hardware- und Software-Updates, stellen Upgrades zentral für die gehosteten Anwendungen bereit und nehmen Ihnen diese Arbeitsbelastung und Verantwortung ab.
  • Zugänglichkeit – Sie benötigen lediglich einen Browser und eine Internetverbindung, um auf eine SaaS-Anwendung zuzugreifen. Dies ist im Allgemeinen auf einer Vielzahl von Geräten und von überall auf der Welt verfügbar, wodurch SaaS leichter zugänglich ist als die traditionelle Installation von Unternehmenssoftware.
  • Skalierbarkeit – SaaS-Anbieter bieten im Allgemeinen viele Abonnementoptionen und die Flexibilität, Abonnements nach Bedarf zu ändern, z. B. wenn Ihr Unternehmen wächst oder mehr Benutzer auf den Dienst zugreifen müssen.

SaaS und Cloud Computing im weiteren Sinne können Ihnen dabei helfen, ein begrenztes IT-Budget optimal zu nutzen und gleichzeitig Zugang zu der neuesten Technologie und professionellem Support zu erhalten. Sie sollten jedoch einige potenzielle Nachteile berücksichtigen, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.

Nachteile von SaaS

Das SaaS-Modell weist manchmal bestimmte Mängel auf, darunter:

  • Mangelnde Kontrolle – interne Softwareanwendungen geben Unternehmen ein höheres Maß an Kontrolle als gehostete Lösungen, bei denen die Kontrolle bei einem Dritten liegt. Normalerweise muss jeder die neueste Version der Softwareanwendung verwenden und kann Upgrades oder Änderungen der Funktionen nicht aufschieben.
  • Sicherheits- und Datenbedenken – Die Zugriffsverwaltung und der Schutz vertraulicher Informationen sind ein wichtiger Aspekt bei Cloud- und gehosteten Diensten.
  • Begrenztes Anwendungsspektrum - SaaS wird zwar immer beliebter, aber es gibt immer noch viele Anwendungen, die keine gehostete Plattform bieten.
  • Konnektivitätsanforderung – Da das SaaS-Modell auf der Webbereitstellung basiert, verlieren Sie bei einem Ausfall Ihres Internetdienstes den Zugriff auf Ihre Software oder Daten
  • Leistung – SaaS kann mit etwas langsameren Geschwindigkeiten ausgeführt werden als lokale Client- oder Serveranwendungen, daher lohnt es sich, die Leistung im Auge zu behalten, wenn Ihre Software nicht auf einem lokalen Computer gehostet wird.

So wählen Sie Software für Ihr Unternehmen aus

Wenn Sie darüber nachdenken, in Software zu investieren, sollten Sie einige wichtige Punkte berücksichtigen, die Ihnen bei der Auswahl der richtigen Lösung für Ihr Unternehmen helfen können.

Sie sollten nicht nur Ihre aktuellen Geschäftsanforderungen überprüfen, sondern auch berücksichtigen, was Ihr Unternehmen in Zukunft benötigt. Überlegen Sie, wie Software Ihrem Unternehmen helfen kann, sich an die Veränderungen anzupassen und zu wachsen.

Bevor Sie einen Kauf tätigen, ist es im Allgemeinen eine gute Idee, eine Technologiebedarfsanalyse durchzuführen. Falls noch nicht geschehen, können Sie auch eine IT-Strategie entwickeln. Sowohl die Strategie als auch die Bedarfsanalyse helfen Ihnen bei der Auswahl einer neuen Unternehmenssoftware.

Dokumentieren Sie Ihre Geschäftsprozesse

Diagramme können die Dokumentation Ihrer Geschäftsprozesse erleichtern – zum Beispiel durch die Verwendung von Kästchen für Prozesse und Pfeile, um anzuzeigen, dass Dokumente, Rechnungen usw. zwischen ihnen verschoben werden.

Die Dokumentation Ihres Unternehmens auf diese Weise hilft Ihnen:

  • Identifizieren Sie Bereiche, in denen neue Software Ihre Geschäftsprozesse verbessern könnte
  • Erklären Sie potenziellen Lieferanten Ihr Unternehmen und seine Anforderungen beim Kauf von Software

Auswahlliste für Softwarelösungen

Vergleichen Sie Ihre Anforderungsliste mit den Informationen, die Sie zu jedem Paket haben. Lehnen Sie alle Pakete ab, die Ihre „Must-have“-Anforderungen nicht erfüllen können. Wählen Sie aus dem Rest diejenige aus, die die meisten Ihrer vorteilhaften und "nice to have"-Funktionen zu einem Preis bietet, den sich Ihr Unternehmen leisten kann.

Zusätzliche Kosten

Neben dem Preis der Software sollten Sie auch Supportkosten, zukünftige Upgrade-Kosten und die Notwendigkeit von Hardware-Upgrades berücksichtigen, um Ihre Software optimal nutzen zu können.

Zukunftsfähigkeit

Sie sollten auch versuchen, festzustellen, ob diese Software für die Entwicklung Ihres Unternehmens noch geeignet ist. Das System sollte beispielsweise in der Lage sein, eine erhöhte Arbeitsbelastung zu bewältigen, wenn Ihr Kundenstamm wächst.

Lizenzierung

Stellen Sie sicher, dass Sie lizenzierte Software kaufen und bewahren Sie Ihren Eigentumsnachweis, wie die Original-Distributions-CDs oder das hologrammierte Echtheitszertifikat, auf.

Holen Sie sich Hilfe bei der Bewertung Ihrer Softwareanforderungen

Es gibt viele Möglichkeiten, Beratung und Unterstützung bei der Softwareauswahl zu erhalten, darunter:

  • Berufs- und Berufsgenossenschaften
  • Software- oder Unternehmensberater
  • Softwareanbieter - aber denken Sie daran, dass diese möglicherweise keine unvoreingenommenen Ratschläge geben
  • die Computerpresse - Zeitschriften wie Computer Weekly und Computing können eine gute Möglichkeit sein, sich über die grundlegenden Themen zu informieren, damit Sie die richtigen Fragen stellen können

Softwareinstallation und -wartung

Sobald Sie sich für die richtige Softwarelösung entschieden haben, müssen Sie diese in Ihr Unternehmen integrieren. Dazu gehört die Installation der Software in Ihre bestehenden Systeme, die regelmäßige Wartung und die Unterstützung Ihrer Software, wenn Sie diese benötigen.

Arten der Softwareinstallation

In der Vergangenheit kam die meiste Standardsoftware auf CDs oder DVDs. Viele Arten von Software können jetzt online gekauft und heruntergeladen werden und sind einfach zu installieren.

Sie können Software auf einzelnen Computern oder auf Netzwerkservern installieren - dies ist in Situationen üblich, in denen mehrere Mitarbeiter und Anwendungen die Software gemeinsam nutzen.

Für Unternehmen mit mehr als zehn Desktop-PCs ist es oft besser, diese mit einer gemeinsamen Software einzurichten. Dies erleichtert das Aktualisieren und Überprüfen, ob die Software ordnungsgemäß lizenziert ist.

Möglicherweise müssen Sie bestimmte Arten von Software nach der Installation aktivieren, oft online oder telefonisch. Wenn Sie die Hardwaredetails des PCs ändern, müssen Sie die Software möglicherweise erneut aktivieren.

Wenn Sie keine Software auf Ihren PCs oder Servern installieren möchten, können Sie sich für Software-as-a-Service-Lösungen entscheiden und Zugriff auf Softwareanwendungen vollständig über das Internet erhalten.

Software-Upgrades

Software-Upgrades sind im Allgemeinen erforderlich, um sicherzustellen, dass Ihre Software weiterhin ordnungsgemäß und sicher funktioniert. Software-Upgrades können verfügbar werden, weil:

  • der Software wird neue oder verbesserte Funktionalität hinzugefügt
  • aktuelle Software ist mit anderen, neueren Programmen nicht kompatibel
  • Sicherheits-"Fixes" oder "Patches" werden benötigt, um in der Software entdeckte "Bugs" zu beheben

Sie können normalerweise online auf Upgrades zugreifen. Es ist wichtig, diese zu installieren und die Systemsoftware auf dem neuesten Stand zu halten. Andernfalls sind Ihre Systeme möglicherweise anfällig für neu entdeckte Sicherheitslücken.

Wenn Sie in der Cloud gespeicherte Software verwenden, verwaltet Ihr Dienstanbieter Ihre Upgrades. Sehen Sie sich die Vorteile von Cloud Computing an.

Software-Unterstützung

Ein wichtiger Faktor bei der Wahl der Software ist die Verfügbarkeit von technischem Support. Bei der Bewertung der Unterstützung sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

  • Standort - Zeitunterschiede können die Verfügbarkeit zu bestimmten Zeiten beeinträchtigen. Einige Anbieter bieten möglicherweise Online- oder E-Mail-Support oder Echtzeit-Messaging an.
  • Preis - Sie können bei der Installation Ihrer Software eine Zeit lang kostenlosen technischen Support erhalten. Der Software-Support wird jedoch in der Regel nach einer bestimmten Zeit oder nach einer bestimmten Anzahl von Anfragen in Rechnung gestellt. Überprüfen Sie die Kosten sorgfältig, insbesondere wenn der Support über eine Ferngesprächs- oder Premium-Telefonleitung erfolgt.
  • Reaktionszeiten - Wenn Ihr Unternehmen von Ihrer Software abhängt, kann es wichtig sein, Probleme schnell zu beheben. Lesen Sie immer das Kleingedruckte Ihres Wartungsvertrags.
  • Einige Anbieter bieten möglicherweise keinen Support mehr für ältere Softwareversionen an, was die Sicherheit der Software erschweren kann.

Schauen Sie sich nach dem besten Angebot um, aber stellen Sie sicher, dass der von Ihnen gewählte Anbieter seine Versprechen halten kann. Finden Sie heraus, wie Sie Ihren IT-Lieferanten auswählen und verwalten.