E-Rechnungsadapter für bestehende ERP-Prozesse

GSWE integriert die technische Verarbeitung elektronischer Rechnungsdaten in vorhandene ERP-Abläufe. Eingangsprüfung, Zuordnung und Übergabe werden so verbunden, dass strukturierte Informationen fachlich nachvollziehbar verarbeitet werden können.

Strukturierte Rechnungsdaten gelangen mit einem nachvollziehbaren Prüfstatus in den bestehenden Prozess. Formfehler, fehlende Stammdaten und fachliche Rückfragen werden unterscheidbar. Buchhaltung und IT können Fehler an der richtigen Stelle bearbeiten, während Original und Verarbeitungsschritte miteinander verknüpft bleiben.

Zunächst wird festgelegt, welche Rechnungsformate und Prozessrichtungen tatsächlich benötigt werden. Eingehende und ausgehende Verarbeitung haben unterschiedliche Anforderungen; vorhandene ERP-Felder und Freigabeschritte bilden die Grundlage der Zuordnung.

Im Rechnungseingang wird ein strukturiertes Dokument geprüft, dem Lieferanten zugeordnet und an die bestehende Freigabe übergeben. Im Rechnungsausgang werden freigegebene ERP-Daten in das vereinbarte Format überführt und vor der Bereitstellung validiert. Beide Richtungen erhalten eigene Abnahmekriterien und Fehlerwege.

Fachabteilungen benötigen verständliche Rückmeldungen zu abgelehnten und unvollständigen Vorgängen. GSWE verbindet die technische Prüfung mit einem konkreten Korrekturweg und erhält die Zuständigkeit für fachliche Entscheidungen.

Eine individuelle Integration kommt infrage, wenn ein vorhandenes ERP oder eine Fachanwendung den benötigten Rechnungsablauf nicht vollständig unterstützt. GSWE klärt zuerst die verfügbaren Standardfunktionen und die verbleibende Lücke. Entwicklung konzentriert sich auf diesen Integrationsbedarf sowie auf die spätere Pflege von Formatänderungen.

Formatprüfung und fachliche Plausibilität werden getrennt getestet. Referenzen, Beträge und Pflichtinformationen müssen zum Zielprozess passen; eine bestandene technische Prüfung ist keine steuerliche Bewertung. Versionswechsel der eingesetzten Prüfregeln werden kontrolliert übernommen.

Unterstützte XRechnung- und ZUGFeRD-Versionen und Profile werden festgelegt und mit passenden Prüfartefakten validiert. XML-Parser werden gegen ungewollte externe Zugriffe abgesichert. Ein formal gültiges Dokument durchläuft weiterhin die vereinbarten fachlichen Prüfungen.

Für die Projektklärung werden das ERP, die benötigten Formate, anonymisierte Beispiele und der aktuelle Freigabeprozess betrachtet. GSWE beschreibt daraus den Integrationsumfang und die technischen Prüffälle; fachliche und steuerliche Vorgaben kommen von den zuständigen Verantwortlichen.

Beschreiben Sie GSWE, ob eingehende oder ausgehende Rechnungen verarbeitet werden sollen, welche Formate beteiligt sind und wie der ERP-Prozess heute aussieht.